AOIC Administrative Organisation and Internal Control

Om een bedrijf of organisatie goed te laten lopen is het noodzakelijk om:
1 De belangrijkste zaken vast te leggen, zodat "stakeholders" op de hoogte zijn van de prestaties van de organisatie.
2 Fouten tijdig worden opgemerkt zodat er maatregelen genomen kunnen worden om de schade die door die fouten kan ontstaan, beperkt blijft.

Ad 1. Dit houdt in, dat alles waar "geld" mee gemoeid is, goed moet zijn vastgelegd. Of het nu gaat om urenverantwoording (voor de salarisadministratie), of inkoop van diensten, productiekosten of geleverde goederen, zonder een goede administratie geeft dit grote problemen in een organisatie. Een ander belangrijk punt hier is, dat de gegevens betrouwbaar zijn. Informatie heeft de neiging snel onbetrouwbaar te worden, als het ouder wordt. Het is verbluffend te zien hoe veel fouten er in het geheugen sluipen na een paar uur al. Door informatie tijdig vast te leggen, voorkomt men vaak fouten (en dus veel werk).

Ad 2. Hoewel reeds aangestipt onder 1, gaat het om meer fouten. Volgens de regels van de AOIC is het zaak, als er een fout ontstaat (en dat gebeurt eigenlijk zelden expres) dat die fout niet onopgemerkt wordt. Dit leidt tot een paar principes zoals:

  • Scheiding van functies.
  • Scheiding van verantwoordelijkheden.

Terug